Onlinehilfe zu EasyClub
Personendaten importieren
Grundsätzlich wird beim Personenimport vom Anwender angegeben, was importiert werden soll. Hierzu wird für das entsprechende Datenfeld angegeben, in welcher Spalte der Datei sich die Daten befinden. Datenfelder, die nicht importiert werden sollen, werden mit einer Null angegeben, ebenso Felder, die in der Datei nicht vorhanden sind. Hierdurch ist es möglich, nahezu jede beliebige Datei einzulesen.
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Mit dieser Funktion wird die Spaltenaufteilung so gesetzt, wie sie der entsprechende Export von EasyClub vornimmt. Eine von EasyClub exportierte Datei kann damit auf einfachste Weise wieder eingelesen werden. |
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Mit der Funktion Laden kann eine zuvor gespeicherte Spaltenaufteilung geladen werden. Dabei werden alle Spaltenaufteilung angeboten, die gespeichert sind. |
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Mit der Funktion Speichern kann die Spaltenaufteilung gespeichert werden. Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Name, unter dem die Spaltenaufteilung gespeichert werden soll, bereits festgelegt ist. |
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Die Funktion Speichern unter erlaubt es, eineSpaltenaufteilung unter Angabe eines Namens zu speichern. Dies ist immer dann der Fall, wenn eine Spaltenaufteilung erstmalig gespeichert werden soll oder wenn der Name, unter dem gespeichert worden ist, geändert werden soll. Der eingegebene Name muss eindeutig sein und darf noch nicht vorkommen. |
Der Nachname, der Vorname und der Jahrgang einer Person müssen immer angegeben werden. Anhand dieser Angaben überprüft der Import, ob es diese Person innerhalb von EasyClub bereits gibt. Der Jahrgang kann entweder durch den Geburtstag oder das Jahrgangsfeld festgelegt werden. Hat eine Person mehrere Gruppenzuordnungen pro Eigenschaft (Schwimmer, Kampfrichter, Trainer, Funktionär), so werden die verschiedenen Gruppennamen durch Komma getrennt angegeben.
Mit der Angabe Daten beginnen in Zeile kann angegeben werden, ab welcher Zeile echte Daten stehen. In der Regel haben die Dateien in der ersten Zeile die Spaltenüberschrift stehen, so dass die Daten erst in Zeile 2 anfangen. Die Daten werden solange eingelesen, bis entweder die Datei zu Ende ist, oder bis in die unter der Angabe Aufhören, wenn Spalte … leer ist angegebene Spalte keine Daten beinhaltet. Es bietet sich an, für diese Angabe die gleiche Spalte zu nehmen, in der auch der Nachname steht.
Beim Import aus Excel oder OpenOffice muss der Tabellennamen angegeben werden. Damit ist der Name der Tabelle innerhalb der Arbeitsmappe gemeint. Beim Import aus CSV muss das Trennzeichen angegeben werden (in der Regel ein Semikolon).
Mit dem Verhalten bei vorhandenen Daten kann gesteuert werden, wie der Import vorgehen soll, wenn eine zu importierende Person (beschrieben durch Nachname, Vorname und Jahrgang) innerhalb von EasyClub bereits vorhanden ist.
| Alte Daten löschen, neue Daten einfügen | Mit dieser Einstellung werden die bestehenden Daten vollständig gelöscht und die Angaben aus der zu importierenden Datei werden eingefügt. |
| Alte Daten mit neuen Daten updaten (empfohlen!) | Datenfelder, die in den zu importierenden Daten vorhanden sind, werden ersetzt. Datenfelder die im Import nicht vorhanden sind, bleiben unverändert |
| Keine Daten importieren | Dieser Datensatz wird beim Import übersprungen, d.h. es werden nur neue Personen aufgenommen. |
Angaben zum Geschlecht müssen in den zu importierenden Daten durch den Buchstaben m (männlich), w oder f (weiblich) bzw. x (mixed) gekennzeichnet sein. Gross- und Kleinschreibung bleibt unberücksichtigt.
Am Ende des Imports wird angezeigt, wieviele Personen upgedatet und wieviele neu angelegt worden sind. Wird während des Imports ein Fehler festgestellt (z.B. fehlende Angabe des Jahrgangs in einem Datensatz) werden alle bereits vorgenommenen Änderungen wieder rückgäng gemacht!