Onlinehilfe zu EasyBest - DIE Bestzeitenverwaltung

Daten aus Verwalt importieren

Aus dem Programm Verwalt können Personendaten und Wettkampfdaten importiert werden. Der Import läuft über MS Excel, welches auch auf dem Rechner installiert sein muss.

Um die Daten importieren zu können, müssen die Verwalt-Daten nach MS Excel exportiert werden. Hierzu wird die Datenbankdatei verwalt.mdb mit MS Acess geöffnet und jede enthaltene Tabelle nach MS Excel exportiert.

Personendaten können über eine eigene Funktion importiert werden. Hierbei muss die Datei tblPersonen.xls ausgewählt werden. Um Personendaten einlesen zu können, muss mindestens eine Gruppe definiert sein. Personen, die in den bestehenden Stammdaten nicht gefunden werden, werden neu angelegt. Personen, die bereits in den Daten von EasyBest enthalten sind werden mit den Daten aus der Exceltabelle überschrieben. Leider können keine Gruppenzuordnungen übernommen werden, da Verwalt hier eine ganz andere Struktur als EasyBest. Alle neu eingelesenen Schwimmer sind daher nach dem Import keiner Gruppe (und damit auch keinem Startrecht) zugeordnet. Diese Zuordnung muss manuell erfolgen.

Um die Veranstaltungsdaten zu importieren muss ein Verzeichnis angewählt werden. In diesem Verzeichnis müssen sich die nachfolgend genannten Dateien befinden:

- tblPersonen.xls
- tblVeranstaltungen.xls
- tblAbschnitte.xls
- tblWettkämpfe.xls
- tblME.xls
- tblZwischenzeiten.xls
- tblStaffelschwimmer.xls'

Da Easybest alle Veranstaltungsdaten, Ergebnisse und Zwischenzeit in die aktuelle Saison einliest, wird empfohlen, für den Import von Veranstaltungsdaten eine eigene Saison anzulegen (z.B. „Importierte Daten“). Nach dem Importieren können die Veranstaltungen dann in andere Saisons verschoben werden. Der Import von Veranstaltungsdaten kann, je nach Datenmenge bei Verwalt, eine ganze Zeit dauern.

Es wird folgende Vorgehensweise empfohlen:

  1. Leeres EasyBest starten (ohne bisher eingegebene Daten)
  2. Saison "ImportVerwalt" anlegen
  3. Gruppen anlegen
  4. Personen einlesen über das Menü Import - Verwalt - Personen (Tabelle tblPersonen.xls). Es werden keine Gruppen zugewiesen, denn hier hat Verwalt leider eine ganz andere Struktur als EasyBest. D.h. jeder Person müssen danach anschließend manuell die Gruppen zugewiesen werden. Ohne Gruppenzuweisung kein Startrecht! (wichtig bei Meldungen)
  5. Veranstaltungen und Ergebnisse einlesen über das Menü Import - Verwalt - Ergebnisse (Verzeichnis auswählen, in dem die Exceltabellen liegen)
  6. Verschiedene Saisons anlegen, z.B. für jedes Jahr, für das es Ergebnisse gibt, eine Saison
  7. Über Veranstaltungen - Verschieben die Veranstaltungen aus der Saison "ImportVerwalt" in die korrekten Saisons verschieben. Hierbei kann es vorkommen, dass EasyBest feststellt, dass es eine Veranstaltung mit dem Namen schon gibt. Das liegt meist daran, dass der Veranstaltungsname in Verwalt sehr kurz ist. Solche Veranstaltungen können trotzdem verschoben werden ...

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