Einstellungen, E-Mail

In diesem Bereich werden die grundlegenden Einstellungen für die E-Mail-Funktionen des Programms vorgenommen. Das Programm kann nur E-Mails versenden, ein Empfang von E-Mails ist nicht möglich.

SMTP-Server
An dieser Stelle wird der SMTP-Server definiert. Dabei handelt es sich um jenen Server (auch Ausgangsserver) genannt, über den die E-Mails verschickt werden. Der Server muss über einen Namen und eine Portnummer verfügen. Bei manchen Servern ist es zusätzlich notwendig, einen Usernamen und ein Userpasswort anzugeben. Alle Angaben aus diesem Bereich entnehmen Sie bitte Ihrem E-Mail-Programm oder den Angaben Ihres Providers.

Ist die Option TLS verwenden aktiviert, so wird für die Übertragung eine sichere Verbindung verwendet. Manche E-Mail-Provider (z.B. googlemail) verlangen dies. Die Option sollte nur aktiviert werden, wenn es wirklich notwendig ist.

Kopie an die eigene Adresse
Ist diese Einstellung aktiviert, so wird von jeder versendeten E-Mail eine Kopie an die eigene E-Mail-Adresse gesendet.

Empfangsbestätigung anfordern
Ist diese Einstellung aktiviert, so wird eine Empfangsbestätigung angefordert. Ob der Empfänger der E-Mail das Senden einer Empfangsbestätigung zulässt hängt aber von dem Empfänger ab.

Manuell senden
Ist diese Einstellung aktiviert, so wird die E-Mail nicht direkt versendet, sondern es erscheint zunächst ein E-Mail-Dialog. In diesem Dialog können dann noch manuelle Änderungen vorgenommen werden. Die E-Mail muss dann über eine Schaltfläche versendet werden. Ist diese Option nicht aktiviert, so versendet das Programm die E-Mail direkt, ohne dass weitere Eingriffsmöglichkeiten bestehen. Es wird empfohlen, E-Mails immer manuell zu versenden!

Automatische Mails an mehrere als BCC
Ist diese Einstellung aktiviert, so werden die Empfänger von automatisch generierten E-Mails die an mehrere Personen gehen (z.B. Emails ans eine ganze Gruppen, Teilnehmerinformation aus den Veranstaltungsdaten) nicht als TO in die E-Mail eingetragen sondern als BCC (=Blindkopie). Einziger sichtbarer Empfänger ist dann der Ansprechpartner, der in EasyBest eingetragen ist. Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass die Empfänger nicht sehen können, an wen diese E-Mail noch gegangen ist. Es werden also – ganz im Sinne des Datenschutzes – keine Mailadressen sichtbar gemacht.

Nur E-Mail in Empfängerliste
Ist diese Option aktiviert, so wird im E-Mail-Dialog in der Empfängerliste nur die E-Mail-Adresse der Empfänger eingetragen. Ist die Option nicht aktiviert, so werden der Name und die E-Mail-Adresse eingetragen. Mit aktivierter Option sind die Empfängerlisten kürzer (vor allem beim Fehler „adress to long“ zu empfehlen) und es ist für die anderen Empfänger keine Zuordnung zwischen Personen und Mailadressen möglich.

Eigene E-Mail-Adresse
Die eigene E-Mail-Adresse wird beim Senden als Absenderadresse eingetragen. Diese E-Mail-Adresse muss in den Daten des Ansprechpartners eingetragen werden!

Signature-Datei
Bei einer Signature handelt es sich um eine Textdatei, die bei jeder E-Mail ans Ende des Textes gestellt wird. Dies geschieht immer beim Öffnen des E-Mail-Dialogs, so dass die Signature auch noch manuell entfernt werden kann. Die Signature eignet sich besonders gut dazu, Kontaktdaten anzuzeigen. Die Siganture-Datei muss eine Textdatei sein und entweder mit vollem Verzeichnis eingegeben oder über die entsprechende Schaltfläche ausgewählt werden.

Mit der Schaltfläche E-Mail testen, wird eine E-Mail an die eigene E-Mail-Adresse versendet. Damit ist es möglich, die Einstellungen zu überprüfen. Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn Änderungen zuvor übernommen worden sind.